Аренда помещения: шаг за шагом

Один из самых частых вопросов, с которыми сталкиваются предприниматели после регистрации предприятия, — аренда офиса, склада, цеха или иного помещения, в котором они будут осуществлять свою деятельность. Опираясь на нормативные документы и судебную практику, рассмотрим, что нужно учесть при заключении договора аренды.

Проверяем полномочия

Следует отметить, что специальных правил, регулирующих аренду нежилых помещений, ГК РФ не содержит, поэтому следует руководствоваться общими положениями об аренде (глава 34 ГК РФ). По договору аренды арендодатель обязуется предоставить арендатору имущество за плату во временное владение и пользование или во временное пользование (ст. 606 ГК РФ). Сторонами договора аренды являются арендодатель и арендатор. Право сдачи имущества в аренду принадлежит его собственнику или лицу, управомоченному собственником (ст. 608 ГК РФ).

Право арендовать помещение должно быть закреплено в договоре аренды, его отсутствие лишает арендатора возможности защитить свои права.

Прежде чем подписать договор, нужно удостовериться, что помещение действительно находится в собственности арендодателя. Для этого необходимо затребовать у него свидетельство о праве собственности на объект аренды. Также важно изучить документ, на основании которого арендодатель имеет право подписать договор аренды (устав или доверенность). Это необходимо, так как договор, подписанный неуполномоченным лицом, может быть признан судом недействительным (ст. 174 ГК РФ). Отказ арендодателя представить данные документы должен вас насторожить.

О наличии зарегистрированных прав на нежилые помещения можно также выяснить в территориальном органе, осуществляющем регистрацию прав на недвижимое имущество и сделок с ним, так как госрегистрация прав носит открытый характер (п. 1 ст. 7 Федерального закона от 21.07.1997 N 122-ФЗ «О государственной регистрации прав на недвижимое имущество и сделок с ним»).

Оформляем документы

Арендные отношения, если одной из сторон является юридическое лицо, в обязательном порядке оформляются договором аренды в письменном виде (п. 1 ст. 609 ГК РФ). Обычно договор аренды нежилого помещения составляется в виде единого письменного документа, подписанного обеими сторонами, и в количестве оригинальных экземпляров, соответствующем числу сторон договора. Если требуется госрегистрация договора аренды, составляется еще один экземпляр — для регистрирующего органа.

Факт передачи помещения в аренду подтверждает акт приема-передачи, подписанный обеими сторонами (ст. 655 ГК РФ). В нем должны быть указаны состояние нежилого помещения, его особенности, наличие какого-либо имущества (техники, предметов обстановки) и т.д. Отсутствие указанного акта может явиться препятствием для использования помещения арендатором (Постановления ФАС МО от 06.07.2009 N КГ-А40/5970-09, ФАС СЗО от 24.11.2006 N А13-1928/2006-04).

Кроме того, именно с моментом передачи имущества суды связывают возникновение права арендатора на защиту арендуемого имущества от притязаний третьих лиц (п. 9 информационного письма Президиума ВАС РФ от 11.01.2002 N 66, Постановление ФАС ЗСО от 02.03.2010 N А45-5590/2008).

Впрочем, иногда суды признают фактическое использование имущества как передачу имущества арендатору, несмотря на то что акт приема-передачи этого имущества отсутствует (Постановления ФАС МО от 04.05.2006 N КГ-А40/3643-06, ФАС ПО от 08.07.2009 N А06-1152/2009, ФАС УО от 28.01.2008 N Ф09-3633/07-С6, ФАС ЦО от 30.03.2009 N А48-2528/08-4). Но слишком рассчитывать на лояльность судей все же не стоит.

С моментом передачи арендованного имущества связано и бремя доказывания возникновения его недостатков. Арендодатель отвечает перед арендатором за недостатки сданного в аренду имущества, полностью или частично препятствующие пользованию им (п. 1 ст. 612 ГК РФ). При этом недостатки должны быть обнаружены арендатором во время осмотра имущества или проверки его исправности при заключении договора или передаче имущества в аренду (п. 2 ст. 612 ГК РФ).

О правильном оформлении вышеуказанных документов следует позаботиться и в целях налогообложения. Так, налоговые органы в качестве оснований для учета расходов по аренде при налогообложении прибыли указали договор аренды, акт приема-передачи объекта, счета на оплату арендных платежей, платежные поручения (письма ФНС РФ от 05.09.2005 N 02-1-07/81, Минфина России от 26.10.2004 N 03-03-01-04/1/86). Причем финансовая служба в письме от 07.06.2006 N 03-03-04/1/505 рекомендовала составлять акты оказанных услуг по договору аренды ежемесячно.

И, хотя впоследствии она признала возможность учета расходов на аренду и при отсутствии актов (письма Минфина России от 09.11.2006 N 03-03-04/1/742, от 06.10.2008 N 03-03-06/1/559), рекомендуем все же запастись приемо-сдаточными актами за каждый месяц. В пользу составления подобных актов свидетельствует бухгалтерское законодательство (п. 1 ст. 9 Федерального закона от 21.11.1996 N 129-ФЗ «О бухгалтерском учете»).

Таким образом, для надлежащего оформления отношений аренды в налоговых и бухгалтерских целях нужно иметь следующий перечень документов:

• • договор аренды;
  • акт приема-передачи помещения в аренду;
  • платежные поручения или другие документы, подтверждающие оплату;
  • акты оказанных услуг аренды.

Предмет аренды

В договоре аренды нежилого помещения нужно установить его основные характеристики. При их отсутствии договор считается незаключенным (п. 3 ст. 607 ГК РФ). К таким основным характеристикам относятся следующие параметры нежилого помещения:

• • адрес, этаж, место нахождения на этаже;
  • наименование (нежилое помещение, часть нежилого помещения);
  • инвентарный номер;
  • функциональное назначение (офисное, производственное, складское и т.п.);
  • площадь.

К примеру, недостаточно указывать в договоре только:

• • адрес здания, в котором находится передаваемое в аренду помещение (Постановления ФАС УО от 16.09.2010 N Ф09-7547/10-С6, ФАС СЗО от 15.03.2006 N А56-7834/2005);
  • площадь арендуемого помещения (Постановления ФАС УО от 24.03.2009 N Ф09-1391/09-С6, ФАС МО от 18.02.2010 N КГ-А41/655-10);
  • общую площадь объекта без детализации площадей входящих в него помещений (Постановление ФАС УО от 22.03.2010 N Ф09-1710/10-С3);
  • адрес и площадь помещения (Постановления ФАС ВВО от 19.03.2010 N А43-4982/2009, от 31.12.2009 N А28-8154/2009-267/32, ФАС ДО от 29.03.2010 N Ф03-1696/2010, ФАС ЗСО от 07.04.2010 N А81-912/2009, ФАС УО от 25.02.2010 N Ф09-7401/09-С6).

Как свидетельствует судебная практика, в ряде случаев договор признается незаключенным при наличии только адреса здания, площади и плана помещения с экспликацией, поскольку этих сведений недостаточно для идентификации имущества. Их наличие не свидетельствует о согласованности предмета аренды, так как отсутствуют указания на расположение помещений в здании (этаж), количество нежилых помещений, их номера и т.д. (Постановление ФАС ДО от 30.08.2010 N Ф03-5785/2010).

Приложения

К договору аренды нежилого помещения прилагаются соответствующие кадастровые паспорта, поэтажные планы, схемы и экспликации, на которых отмечены помещения, являющиеся объектами аренды (п. 3 ст. 26 Закона N 122-ФЗ).

При наличии таких планов и схем предмет договора аренды признается согласованным (Определение ВАС РФ от 31.07.2009 N ВАС-9285/09, Постановления ФАС ЗСО от 31.03.2010 N А46-7046/2009, ФАС СЗО от 29.10.2009 N А44-3948/2008, ФАС ЦО от 06.07.2009 N А68-2642/08-181/7).

Передаваемые в аренду площади должны быть заштрихованы на плане (схеме), а все изменения (исправления) должны быть согласованы сторонами (Постановления ФАС ЗСО от 12.08.2009 N Ф04-4007/2009(12493-А67-22), ФАС МО от 04.05.2007, 11.05.2007 N КГ-А40/2123-07, ФАС СЗО от 12.10.2007 N А56-2969/2007).

В приложениях к договору, актах приема-передачи, в которых согласовано условие о предмете, также необходима ссылка на договор.

Ошибки

Как свидетельствует практика, при несоответствии характеристик, указанных в договоре, фактическим характеристикам объекта аренды договор может быть признан незаключенным (Постановления ФАС ВВО от 10.09.2009 N А28-5165/2009-108/21, ФАС ПО от 08.09.2009 N А55-18258/2008).

Вместе с тем иногда договор аренды признается заключенным, если расхождение фактических и договорных характеристик произошло в результате технической ошибки (Постановления ФАС ВСО от 27.07.2010 N А33-13610/2009, ФАС МО от 05.04.2010 N КГ-А40-1400-10, ФАС СЗО от 23.03.2010 N А05-8974/2009). Но факт, что ошибка была технической, еще предстоит обосновать.

Расхождения описаний объекта в договоре аренды и документах учета очень часто приводят к судебным спорам. У судов единства на этот счет нет, поэтому судьбу спора предопределить трудно. Большая часть судей считает, что в этом случае договор аренды должен быть признан незаключенным (Постановления ФАС ВВО от 23.03.2010 N А31-4170/2009, от 08.02.2010 N А31-3798/2009, ФАС ДО от 19.11.2009 N Ф03-6033/2009, ФАС ПО от 24.09.2009 N А12-34747/05, ФАС УО от 22.04.2010 N Ф09-2299/10-С3).

В этой ситуации договор аренды может быть признан заключенным, только если «у арендодателя отсутствует иное аналогичное имущество» или расхождения в описании предмета аренды являются незначительными (Постановления ФАС ВВО от 25.05.2009 N А11-4137/2008-К1-2/170, ФАС ЗСО от 10.11.2009 N А46-8746/2009, ФАС СЗО от 13.09.2010 N А56-19301/2009).

Цена договора

В договоре аренды нежилого помещения обязательно должен быть указан размер арендной платы (ст. 606 ГК РФ). Если условия о размере арендной платы в договоре отсутствуют, договор считается недействительным с момента подписания.

Арендная плата устанавливается за все арендуемое имущество в целом или отдельно по каждой из его составных частей в виде (п. 2 ст. 614 ГК РФ):

1. 1. определенных в твердой сумме платежей, вносимых периодически или единовременно;
   2. установленной доли полученных в результате использования арендованного имущества продукции, плодов или доходов;
   3. предоставления арендатором определенных работ или услуг (Определение ВАС РФ от 07.12.2010 N ВАС-16128/10, Постановление ФАС ПО от 04.03.2010 N А57-5604/2009). Если арендатор не исполнил этих обязательств, он должен внести арендную плату за все время пользования имуществом;
   4. передачи арендатором арендодателю обусловленной договором вещи в собственность или в аренду;
   5. возложения на арендатора обусловленных договором затрат на улучшение арендованного имущества (Определения ВАС РФ от 19.11.2010 N ВАС-11774/10, от 08.11.2010 N ВАС-10698/10, от 26.07.2010 N 9633/10).

Механизм расчета

Размер арендной платы также может быть установлен путем согласования в договоре порядка его определения (Постановления Президиума ВАС РФ от 03.07.2007 N 3484/07, ФАС МО от 20.03.2008 N КГ-А41/1747-08-П). При этом изменение арендной платы не является изменением условия договора о размере арендной платы, а представляет собой исполнение данного условия (п. 11 информационного письма Президиума ВАС РФ от 11.01.2002 N 66, Определения ВАС РФ от 14.05.2010 N ВАС-5277/10, от 07.05.2010 N ВАС-5337/10, от 28.04.2010 N ВАС-18079/09).

Увеличение размера арендной платы в соответствии с механизмом ее определения, предусмотренным договором, не требует подписания между сторонами дополнительного соглашения (Постановление Президиума ВАС РФ от 26.01.2010 N 11487/09, Определения ВАС РФ от 20.07.2010 N ВАС-9414/10, от 30.06.2010 N ВАС-5954/10, от 28.04.2010 N ВАС-18079/09). В этом случае арендодатель уведомлять арендатора об увеличении арендной платы не обязан (Постановление ФАС ВСО от 03.02.2010 N А78-2851/2009).

Изменение сумм арендной платы

Арендная плата может быть изменена не чаще одного раза в год (п. 3 ст. 614 ГК РФ). В договор не может быть включено условие, предусматривающее возможность изменения размера арендной платы чаще, чем раз в год. Такое условие является ничтожным (Постановление ФАС ЦО от 28.08.2009 N Ф10-6163/08).

Большинство судов трактуют это условие так, что арендная плата может быть изменена не ранее, чем через год после заключения сделки, и не чаще, чем раз в год, в последующем (Определение ВАС РФ от 08.06.2009 N 7103/09, Постановления ФАС МО от 06.12.2010 N КГ-А40/14817-10, от 16.11.2010 N КГ-А40/12576-10, ФАС УО от 21.07.2010 N Ф09-5670/10-С6).

Отсюда также следует, что размер арендной платы по договору, заключенному на срок менее одного года, не подлежит изменению (Определение ВАС РФ от 01.12.2010 N ВАС-15920/10, Постановления ФАС МО от 02.12.2010 N КГ-А40/14830-10, от 28.10.2010 N КГ-А40/12999-10, от 26.10.2010 N КГ-А40/12505-10). Другая позиция встречается гораздо реже (Постановление ФАС ВВО от 18.12.2009 N А28-3299/2009-173/7).

Гарантийный платеж

На практике получили широкое распространение так называемые гарантийные платежи. Арендодатели требуют их от арендаторов в качестве гарантий заключения и исполнения договоров аренды или сохранности арендуемого имущества.

Обычно гарантийный платеж перечисляется раньше, чем первый арендный платеж по договору. Гарантийный платеж вносится на расчетный счет арендодателя и по окончании действия договора возвращается арендатору полностью или частично или засчитывается в качестве арендных платежей.

Такого рода платеж в гражданском законодательстве прямо не предусмотрен, но и не запрещен. Очень часто такой платеж считают авансом, задатком или залогом (письмо Минфина России от 26.02.2010 N 03-03-06/1/93).

Отсутствие четкой юридической регламентации зачастую порождает как гражданско-правовые, так и налоговые споры. К примеру, арендатор, воспользовавшись правовой неопределенностью, может перечислить гарантийный платеж, а затем потребовать его возврата с уплатой процентов по ст. 395 ГК РФ (Постановление ФАС ЗСО от 30.10.2009 N А45-3324/2009).

Налоги

1. Гарантийный платеж возвращается арендатору.

В статье 162 НК РФ установлено, что налоговая база увеличивается, в том числе на суммы платежей, полученных за реализованные товары (работы, услуги) либо «иначе связанных с оплатой реализованных товаров (работ, услуг)». Финансисты считают, что гарантийный платеж как раз и есть «сумма, иначе связанная с оплатой реализованных услуг», которая является объектом обложения НДС (письмо Минфина России от 21.09.2009 N 03-07-11/238). Иногда их поддерживают суды (Постановление ФАС ПО от 03.11.2009 N А57-24482/2008).

Возвращен гарантийный платеж по окончании действия договора арендатору или нет, для официальной позиции значения не имеет (письма Минфина России от 17.09.2009 N 03-07-11/231, от 12.05.2008 N 03-07-11/182).

Впрочем, если обеспечительный платеж не засчитывался в счет будущих арендных платежей, находился на счете арендодателя до окончания срока аренды и арендатор по окончании срока договора получил обратно всю сумму обеспечительного платежа, суды встают на сторону налогоплательщиков (Постановления ФАС МО от 10.07.2007, 17.07.2007 N КА-А40/6494-07, ФАС ПО от 18.04.2006 N А12-13721/05-С7). Они исходят из того, что такой гарантийный платеж не имеет отношения к операциям по реализации и не является объектом обложения НДС (ст. 146 НК РФ), а полученное гарантийное обеспечение может носить возвратный характер.

Тем же арендодателям, которые судиться не хотят, придется заплатить НДС с суммы гарантийного платежа, даже если платеж будет возвращен по окончании срока договора.

После возвращения гарантийного платежа арендатору ранее уплаченный арендодателем НДС может быть принят к вычету.

Если гарантийный платеж по прежнему договору засчитывается в счет обеспечительного платежа по новому договору аренды, то сумма НДС к вычету не принимается, поскольку обеспечительный платеж арендатору не возвращается (п. 5 ст. 172 НК РФ). Повторно начислять НДС на сумму гарантийного платежа, зачтенного в счет обеспечительного платежа по новому договору аренды, не нужно (письмо Минфина России от 17.09.2009 N 03-07-11/231).

2. Гарантийный платеж впоследствии засчитывается в счет арендных платежей.

Такой платеж будет квалифицирован как аванс, с которого необходимо исчислить НДС (письмо ФНС России от 17.01.2008 N 03-1-03/60). По мнению налоговиков, НДС начисляется на дату получения гарантийного платежа независимо от того, в какой момент было принято решение о его зачете (п. 1 ст. 167 НК РФ). В данной ситуации судьи полностью солидарны с налоговиками (Постановления ФАС МО от 19.01.2011 N КА-А40/16964-10, от 19.01.2011 N КА-А40/16866-10, ФАС ПО от 09.04.2009 N А55-7887/2008, от 03.11.2009 N А57-24482/2008).

3. Если гарантийный платеж по истечении срока аренды подлежит возврату арендатору, начислять налог на прибыль арендодателю не нужно (подп. 2 п. 1 ст. 251 НК РФ, письмо УФНС по г. Москве от 31.03.2008 N 09-14/030663).

Если за счет гарантийного платежа арендодатель возместил убытки, причиненные ненадлежащим исполнением договора аренды, указанную сумму следует рассматривать как внереализационный доход, поскольку она становится суммой возмещения убытков (ст. 250 НК РФ).

Обеспечительный платеж, перечисленный арендодателю, в целях исчисления налога на прибыль у арендатора не учитывается (п. 32 ст. 270 НК РФ).

Итак, мы рассмотрели особенности договора аренды нежилых помещений. Надеемся, рассмотренные нормативно-правовые акты и случаи из арбитражной практики помогут предпринимателям не ошибиться при заключении договоров.

Читайте еще:

• Признание договора заключенным
• Договор аренды нежилого помещения: как проверить условия
• Заключение договора найма жилого помещения выгодно обеим сторонам

Автор: Л. Зуйкова